ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ สำหรับฟรีแลนซ์และบุคคลธรรมดา

1ใบแจ้งหนี้ออกเมื่อไหร่

ออกเมื่อส่งงานแล้วและยังไม่ได้รับเงิน หรือเมื่อถึงกำหนดเรียกเก็บที่ตกลงกันไว้ ใบแจ้งหนี้บอกลูกค้าว่าต้องจ่ายเท่าไร ภายในวันไหน และจ่ายทางไหน

ถ้ามีใบเสนอราคาที่ลูกค้าตอบรับแล้ว ใบแจ้งหนี้ใช้รายการและราคาเดียวกัน และอ้างเลขที่ใบเสนอราคาไว้ ใบในตัวอย่างออกจากใบเสนอราคาตัวอย่างเลขที่ QT-2569-001

2ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

รายการต่อไปนี้เป็นแนวปฏิบัติทางการค้าที่ใบแจ้งหนี้โดยทั่วไปมี ไม่ใช่รายการที่กฎหมายกำหนด ไล่ตามตัวอย่างด้านบนจากบนลงล่าง

ตัวอย่างไม่มีบรรทัด VAT เพราะผู้ออกไม่ได้จดทะเบียน VAT ดู ไม่ได้จด VAT ออกเอกสารอะไรได้บ้าง

3ตัวอย่างการคิดยอดในใบแจ้งหนี้

งานในตัวอย่างราคา 15,000 บาท ลูกค้าเป็นบริษัท โดยทั่วไปลูกค้าที่เป็นบริษัทหรือนิติบุคคลหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากค่าบริการ ตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 เงินที่เข้าบัญชีจึงน้อยกว่าราคางาน

ใบเป๊ะคิดภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากยอดรวมของเอกสารครั้งเดียว ถ้ามีเศษสตางค์จะปัดแบบทั่วไป (ครึ่งสตางค์ขึ้นไปปัดขึ้น) ตัวอย่างนี้ไม่มีเศษ

• ถ้าลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดา โดยทั่วไปไม่มีการหัก ณ ที่จ่าย ยอดชำระจะเท่ากับยอดรวม
• คิดยอดของงานคุณได้ที่เครื่องคำนวณหัก ณ ที่จ่าย
• เงิน 450 บาทที่ถูกหัก ลูกค้าต้องออกหนังสือรับรองให้คุณ อ่านที่ 50 ทวิ คืออะไร และตามจากลูกค้ายังไง

4QR พร้อมเพย์ในใบแจ้งหนี้

QR ในตัวอย่างระบุยอด 14,550 บาท ซึ่งเป็นยอดหลังหักภาษี ไม่ใช่ 15,000 บาท ลูกค้าสแกนด้วยแอปธนาคารแล้วยอดขึ้นให้เอง จึงลดการโอนผิดยอด

บนใบแสดงเบอร์พร้อมเพย์แบบปิดบางหลัก แต่เลขเต็มอยู่ในตัว QR ถ้าต้องการ QR เป็นรูปแยกโดยไม่ออกเอกสาร ใช้เครื่องสร้าง QR Code พร้อมเพย์

5ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่อะไร

• ไม่ใช่ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ออกก่อนได้รับเงิน เมื่อเงินเข้าแล้วจึงออกใบเสร็จรับเงินอีกใบ ดูตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน
• ไม่ใช่ใบกำกับภาษี และผู้ที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ออกใบกำกับภาษีไม่ได้ ตามมาตรา 86/13 แห่งประมวลรัษฎากร
• ไม่ใช่ 50 ทวิ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นเอกสารที่ลูกค้าออกให้คุณ

ความต่างของแต่ละใบ และเรื่องใบวางบิล อ่านได้ที่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร

6ส่งใบแจ้งหนี้แล้ว ทำอะไรต่อ

• ส่งไฟล์ PDF ให้คนที่ดูแลการจ่ายเงินของลูกค้า ทาง LINE หรืออีเมล
• ถ้าเลยวันครบกำหนด ทักถามโดยอ้างเลขที่ใบแจ้งหนี้ เช่น INV-2569-001
• เมื่อเงินเข้า ตรวจว่ายอดตรงกับยอดชำระ (14,550 บาทในตัวอย่าง) แล้วออกใบเสร็จรับเงิน
• ถ้าลูกค้าหักภาษี ตาม 50 ทวิ จากลูกค้า

7ทำใบแจ้งหนี้แบบนี้ในมือถือ

ใบในตัวอย่างสร้างจากแอปใบเป๊ะ ทำในเบราว์เซอร์ของมือถือได้ ไม่ต้องติดตั้งและไม่ต้องสมัคร ถ้ามีใบเสนอราคาอยู่ในแอปแล้ว แตะ "สร้างใบแจ้งหนี้จากใบนี้" รายการ ยอด หัก ณ ที่จ่าย และ QR จะตามมาเอง ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

ออกเอกสารได้ฟรี 3 ใบ จากนั้นจ่ายครั้งเดียว ฿249 เพื่อสร้างได้ไม่จำกัดและใส่โลโก้กับลายเซ็น หน้านี้ไม่มีไฟล์ Excel หรือ Word ให้ดาวน์โหลด ขั้นตอนแบบมีภาพอยู่ที่วิธีออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ บนมือถือ

8คำถามที่พบบ่อย

ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

โดยทั่วไปมีเลขที่ วันที่ วันครบกำหนด ชื่อและเลขผู้เสียภาษีของผู้ออก ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า รายการงานพร้อมราคา ยอดรวม ยอดที่ต้องชำระ และช่องทางจ่ายเงิน เป็นแนวปฏิบัติทางการค้า ไม่ใช่รายการที่กฎหมายกำหนด

ฟรีแลนซ์ที่ไม่มีบริษัท ออกใบแจ้งหนี้ให้บริษัทได้ไหม

ได้ ไม่ต้องเป็นบริษัท ใช้ชื่อ-นามสกุลและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของคุณ

ลูกค้าหัก ณ ที่จ่าย ใบแจ้งหนี้ต้องเขียนยอดไหน

เขียนทั้งยอดรวม ภาษีที่หัก และยอดชำระ ในตัวอย่างคือ 15,000 บาท 450 บาท และ 14,550 บาท ลูกค้าโอนตามยอดชำระ

ใบแจ้งหนี้ควรกำหนดชำระกี่วัน

ขึ้นกับที่ตกลงกับลูกค้า ใบตัวอย่างใช้ 7 วัน บริษัทหลายแห่งจ่ายตามรอบจ่ายเงินของตัวเอง ควรถามรอบจ่ายเงินก่อนออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ต้องบวก VAT ไหม

ถ้าคุณไม่ได้จดทะเบียน VAT ไม่ต้องบวก VAT 7% และไม่ต้องมีบรรทัด VAT ในเอกสาร

ส่งใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ยอดผิด แก้ยังไง

โดยทั่วไปยกเลิกใบเดิมแล้วออกใบแจ้งหนี้ใหม่ และเก็บใบเดิมไว้อ้างอิง

มีแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ Excel หรือ Word ให้ดาวน์โหลดไหม

ไม่มี หน้านี้เป็นตัวอย่างและคำอธิบาย ถ้าต้องการใบแบบนี้ สร้างในแอปใบเป๊ะแล้วได้ไฟล์ PDF ฟรี 3 ใบ

9แหล่งอ้างอิง

กฎที่อ้างในหน้านี้มาจากเอกสารของกรมสรรพากรต่อไปนี้ ตรวจกับต้นฉบับล่าสุดเมื่อ 8 ตุลาคม 2569

• คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 การหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากค่าบริการ โดยผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคล
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 50 ทวิ ผู้จ่ายเงินเป็นผู้ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/13 ผู้ที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ออกใบกำกับภาษีไม่ได้